한국후지제록스가 창립 40주년을 맞이했다. 1974년 한일 합작법인인 ‘코리아제록스’로 시작, 1998년 일본 후지제록스 그룹의 자회사로 새롭게 출발한 한국후지제록스는 ‘국내 최초 건식 복사기 생산’, ‘국내 최초 자동 2색 컬러 복사기 생산’ 등 사무기기 하드웨어 분야에서 세계적 기술력으로 기업들의 업무환경 변화를 주도해왔다. 

대표적인 기술 기업으로 손꼽히는 한국후지제록스가 지난 2007년 서비스 중심의 컨설팅·아웃소싱 전문기업으로의 변화를 선언했을 때 많은 이들은 의아해 했다. 그도 그럴 것이 복합기 등 하드웨어 시장에서 후지제록스의 브랜드파워는 여전히 막강한 상황. 단순한 사업영역 확대를 넘어 기업의 체질을 완전히 바꾸겠다는 한국후지제록스의 포부는 그 성공여부를 넘어 업계의 관심을 끌기 충분했다.

우에노 야스아키 사장은 “기업의 지속 성장을 위해서는 기술만으로 부족한 시대가 되었다”며 한국후지제록스의 변화의 이유를 설명했다. 최근의 글로벌 경기침체, 저성장 기조가 지속되며 기업들의 경영환경이 크게 달라지고 있다. 1990년대 고성장·저물가의 골디락스(Goldilocks)시대 기업의 미션이 ‘성장과 확대’였다면, 2008년 리먼브러더스 사태 이후 맞이한 글로벌 경제 위기 시대에는 ‘선택과 집중’, ‘혁신·효율성’이 경영의 키워드로 자리 잡고 있다.

과감한 사업전략 변화로 고객 요구 해법 찾아

“예전에는 싸고 좋은 세탁기를 많이 팔았습니다. 세제도 따로 팔았죠. 지금은 토탈 세탁 서비스를 제공하는 기업으로 바뀐 겁니다.” 우에노 사장은 한국후지제록스의 변화를 이 같은 예를 들어 설명했다. 

경영자는 어떤 기기를 사용하고 있는가가 아닌, 이를 통해 어떤 결과와 가치를 창출해 내는가에 더욱 관심이 많은 존재이다. 현대의 기업이 자신의 세탁물을 직접 빨지 않고 ‘세탁소’에 맡기는 이유는 바로 효율성 때문. 절약된 경영자원은 더욱 큰 부가가치를 창출하는데 사용될 수 있다. 이는 아웃소싱 서비스의 본질이기도 하다. 

우에노 사장은 “한국후지제록스는 오래 전부터 기업이 직면하고 있는 다양한 경영과제를 보다 나은 커뮤니케이션을 통해 해결하고 가치를 창출하는 방법에 대해 고민해 왔다”고 밝혔다. 국내 최초의 컬러 복사기 및 디지털 복합기에서부터 혁신적인 솔루션과 서비스까지, 지난 40년간 한국 기업의 생산성 향상을 위해 달려온 한국후지제록스의 기업 목표이다. 최근 기업의 커뮤니케이션 환경이 더욱 복잡·다양해지는 상황에서 단순히 복합기 등 하드웨어 만으로는 고객의 경영과제를 해결하는데 한계에 다다랐다. 새로운 사업분야의 개척은 필연이었다.

한국후지제록스는 기업 내 커뮤니케이션의 주요 도구로 활용되는 문서관리 분야에 특화된 노하우를 강점으로 단순한 비용절감이 아닌 기업에 새로운 가치를 제공하는 서비스를 추구하고 있다.

한국후지제록스의 사업 분야는 문서관리 컨설팅 및 아웃소싱, 디지털 인쇄, 기업용 복합기 및 문서관리 솔루션 사업 등 크게 3가지로 나뉜다. 문서관리 컨설팅 및 아웃소싱은 단순한 사무기기의 교체가 아닌 기업의 문서와 관련된 모든 기기, 솔루션, 프로세스 등을 총체적으로 개선하고 관리하는 서비스이다. 이를 통해 기업은 문서 환경뿐 아니라 비용절감, 보안강화, 업무 효율성 향상 등 기업이 당면한 경영과제를 해결 할 수 있게 된다.

디지털 인쇄 서비스는 포토북, 개인출판 등 다품종 소량생산을 실현하는 주문형 맞춤인쇄(Print On Demand) 사업을 위한 기기 및 서비스를 제공하는 사업이다. 특히 명세서, DM 등 고객 대상의 문서를 가변화하여 1:1 마케팅을 전개할 수 있는 서비스 또한 지원하고 있다. 기업용 복합기 및 문서관리 솔루션 사업은 기업의 생산성을 높일 수 있는 복합기와 함께 비용절감, 보안, 친환경, 모바일 등 다양한 문서관리 솔루션을 제공하는 서비스다. 최근에는 클라우드, 모바일, 보안 등의 솔루션을 적용할 수 있는 복합기와 사용자의 얼굴 인식이 가능한 복합기 등 첨단 제품을 출시하며 고객의 다양한 요구를 만족시키기 위해 노력하고 있다.

효율적 업무환경 만드는 최적의 솔루션 제공

한국후지제록스의 솔루션이 적용된 대표적인 사례로 서울시의 통합문서관리서비스(Managed Print Services, MPS)를 들 수 있다. 서울시는 ‘공유도시, 서울’이라는 컨셉 아래 부서간 칸막이 행정을 없애고 문서 환경을 효율화해 예산을 절감하고 행정 서비스의 질을 높이는 과제를 가지고 있었다. 

이에 한국후지제록스는 서울시의 문서 환경에 대한 종합적인 컨설팅을 실시해 과제를 해결할 수 있는 솔루션과 서비스를 구축했다. 사용자의 업무 특성, 출력량 등을 종합적으로 고려해 사무기기 배치를 최적화, 통폐합함으로써 기존에 사용 중인 532대의 프린터, 복사기, 팩스, 스캐너를 1/4 수준인 139대로 감축했다. 또한 이 서비스에는 서울시의 스마트워크 환경 구축을 지원할 수 있는 클라우드 프린트 솔루션, 전자팩스 솔루션,  문서보안 솔루션, 사무기기 통합관리 솔루션 등을 포함한다. 서울시는 MPS를 통해 연간 182억원의 비용 및 30% 이상의 종이사용량 절감 효과를 예상하고 있다. MPS 도입에 앞서 지난 4개월 간 직원 200여 명을 대상으로 시범 운영을 한 결과 비용절감, 공간효율 등 눈에 보이는 변화뿐 아니라, 업무 효율성 및 편의성 향상으로 직원들의 만족도 역시 크게 높아졌다. 최근 스마트 워크의 중요성이 커지며 한국후지제록스에 새로운 기회로 작용하고 있다. 우에노 사장은 스마트 워크의 가장 이상적인 모습으로 “시간과 장소, 환경에 구애받지 않고 창조적인 일을 할 수 있는 업무 환경을 만드는 것”이라 밝혔다. “업무강도가 높기로 유명한 한국에서도 업무와 삶의 균형이 점차 중요해 지고 있습니다. 젊은 분들이 일과 삶의 균형을 맞추고 실제로 생산성을 향상시키는 것이 스마트 워크의 미래가 아닐까 생각합니다.”

이에 한국후지제록스는 스마트 워크를 지원하기 위한 다양한 솔루션을 제공하고 있다. 우선 클라우드 및 모바일 지원 기능을 활용하면 언제 어디서나 빠르게 업무를 처리할 수 있다. 한국후지제록스가 최근 선보인 클라우드 문서관리 솔루션 워킹폴더와 연계해 사무실 밖에서도 팩스 문서를 모바일 기기로 확인할 수 있으며, 복합기에서 스캔한 파일을 워킹폴더에 바로 업로드해 스마트폰이나 태블릿으로 확인하거나 클라우드에 있는 파일을 복합기에서 쉽고 간편하게 출력할 수 있다. 함께 제공되는 서버리스 온디맨드 프린트 기능을 활용하면 별도의 서버를 설치하지 않아도 복합기를 5대까지 연결해 사내 어느 복합기에서나 원할 때 문서를 출력할 수 있다.

또한 한국어, 영어, 일본어, 중국어 등의 종이 문서를 원하는 언어로 간편하게 번역할 수 있는 스캔 번역 서비스의 경우 복합기의 스캐너에 번역하고자 하는 문서를 넣고 조작 패널에서 해당 언어를 선택하면 번역된 문서가 출력된다. 문서의 레이아웃이나 이미지의 위치를 그대로 유지한 채 문자 부분만 번역하는 것이 가능하며, 원문과 번역된 언어가 함께 출력되게 할 수도 있다. 이 서비스는 클라우드 기술과 후지제록스의 앞선 이미지 처리 기술을 통해 구현되며, 외국어로 된 문서의 개요를 신속하게 파악할 수 있기 때문에 번역 업무의 효율화와 글로벌 커뮤니케이션을 향상시킬 수 있다. 최근 IT기술의 발전과 함께 USB 등 외부저장매체나 네트워크를 통한 정보유출이 심각한 문제로 떠오르고 있다. 그러나 정작 종이문서에 출력되는 주요 정보에 대한 보안인식은 아직 낮은 편. 한국후지제록스는 다양한 문서보안 솔루션을 통해 정보 유출을 최소화하는 서비스를 제공한다.

대표적으로 문서 출력시 사용자를 인증하는 ‘이미지로그 솔루션(ImageLog)’이 있다. 이 솔루션은 사용자 인증→복합기 사용→각종 정보저장의 3단계로 이뤄지며 이 과정에서 누가, 언제 몇 장을 출력했는지에 관한 작업 로그 기록이 저장된다. 기밀 정보로 분류된 문서는 아예 출력할 수 없도록 하거나 문서가 유출되더라도 사용자의 출력현황과 출력한 문서 이미지를 검색, 정보 유출자를 쉽게 찾아낼 수 있다.

문서관리 소프트웨어 도큐웍스(DocuWorks)도 문서 보안의 레벨을 높일 수 있는 좋은 방법이다. 도큐웍스는 모든 형태의 문서를 ‘도큐웍스(xdw)’라는 포맷으로 손쉽게 관리, 편집, 검색, 활용할 수 있는 소프트웨어로, 문서 공유시 출력, 복사, 편집 가능 여부 등 보안의 레벨을 각 파일마다 설정할 수 있어 문서 유출의 가능성을 줄일 수 있다. 기업 내 모든 문서 프로세스를 일원화 하고, 문서 제작을 사내에서 수행하는 것도 효과적인 문서보완을 이룰 수 있는 방법이다. 한국후지제록스는 동양생명 본사 내부에 생명보험사중 국내 최초로 통합문서센터를 구축, 133종의 인쇄물에 대한 제작 운영 절차를 개선하고 개인 정보를 포함한 증권 및 주요 안내장 등 50종의 DM(Direct Mail)을 직접 제작하는 등 고객정보의 외부 유출을 원천적으로 차단하고 있다.

고객과 사회를 섬기는 기업문화

인터뷰를 하는 도중 그의 손에 들린 종이뭉치가 눈에 들어왔다. 문득 문서관리 솔루션 기업의 문서관리법이 궁금해져 양해를 구하고 살펴봤다. 빽빽이 일본어가 적힌 인터뷰 자료는 양면으로, 기업 프리젠테이션 자료는 두 페이지가 한 면에 출력되어 있었다. 이처럼 효율적 문서관리는 이미 한국후지제록스의 최고 경영자부터 실천하고 있었다. 한국후지제록스의 대표적인 기업문화로 ‘언행일치’라는 개선활동을 들 수 있다. 모든 임직원이 참여하는 이 활동은 내부 프로세스를 개선하고 생산성을 향상시켜 ‘Operation Excellence’를 이루는 것을 목적으로 하고 있다. 직원들은 스스로의 업무 프로세스에서 문제점을 발견하고 이를 개선하기 위한 활동을 지속적으로 펼치게 된다. 물론 이러한 과정을 거쳐 체득된 자기혁신의 노하우는 고객기업에 전달되어 한국후지제록스가 제공하는 서비스의 신뢰감을 더욱 높여주고 있다. 한국후지제록스의 섬김의 대상은 고객을 넘어 사회를 향하고 있다. 우에노 사장은 “CSR은 기업의 경영과 마찬가지”라며 사회공헌활동의 중요성을 강조했다. “한국후지제록스 CSR 정책의 핵심은 기업이 가장 잘 하는 것을 통해 지속 가능한 방식으로 고객의 경영 과제 해결을 지원하고 사회 발전에 기여하는 것입니다.” 한국후지제록스는 사회적 소외계층 중에서도 장애인에게 가장 절실한 안정적인 일자리를 지원하기 위해 발달장애인 고용을 목적으로 설립된 명함 및 소형 책자 인쇄 전문업체 ‘베어베터’와 협력관계를 맺고 있으며, 사내에 시각장애인 안마사를 고용하는 등 장애인의 직업영역 확대를 위해 노력하고 있다. 또 최근에는 발달장애인들을 위한 비영리 국제 스포츠 기구 ‘스페셜올림픽’에 후원금 1,000만 원을 기부했다. 환경을 지키는 일에도 앞장서고 있다. 지난 6월 인천 개발생산본부에서 회수된 복합기 및 소모품의 재자원화를 통해 업계 최초로 3년 연속 ‘폐기 제로'를 달성했다. 재자원화는 제품 수명이 다한 복합기나 토너 카트리지 등 고객으로부터 회수한 제품 및 소모품을 철·알루미늄·유리·플라스틱 등 33개의 카테고리로 분류해 자원 형태로 되돌리는 친환경 사업이다. 3년 간 재자원화 된 복합기는 총 2만 5,000대로 연평균 약 8,000대이며, 재자원화를 통해 확보한 천연 자원만 약 2,500톤에 이른다. 이는 중형차 1,700대를 합친 무게와 비슷하며, 금액으로 환산하면 약 10억 2,000만 원. 재자원화율은 100%에 가까운 99.9%이다. 이 외에도 한국후지제록스 임직원들의 자발적인 참여로 2001년에 설립된 사회봉사 활동 모임 ‘한사랑회’는 사원들의 소액 기부 형식으로 활동 자금을 조성해 어린이 재단, 아동복지 시설, 무의탁 보호 시설 등에 기부금 및 생필품을 지원하고 있다.

언제 어디서나 고객의 Premium Partner

창립 기념일이었던 지난 7월 11일에는 사원들과 퇴직임원, 대리점 관계자들을 초청해 본사에서 조촐한 기념을 가졌다. 창립 40주년이라는 중요한 길목, 우에노 사장은 기업의 지속성장을 위해 앞으로도 서비스 분야에 역량을 집중해야 할 것임을 다시 한번 느꼈다고 밝혔다. “한국후지제록스가 복합기 제조회사라는 이미지가 여전히 강하지만 기업의 임원 등 ‘C-level’에게는 어느 정도 서비스 기업으로서의 이미지가 정착되었다고 봅니다.”

한국후지제록스는 기업의 서비스 가치를 널리 전파하고 서비스 사업 확대를 위한 다양한 활동을 추진할 방침이다. 지난 7월 새롭게 출시한 ‘XPS(Xerox Print Services)’는 중소시장에 특화된 서비스로, 기존에 직원 수 500명 이상의 대기업과 관공서를 대상으로 제공하던 문서관리 아웃소싱 서비스를 직원 수 200~500명 규모의 중소기업에 적합한 형태로 표준화한 서비스이다. 한국후지제록스는 XPS를 통해 중소기업들도 비용 절감, 생산성 향상, 정보보안 강화 등의 가치를 누릴 수 있도록 할 계획이다. 

올해로 한국생활 4년차를 넘긴 우에노 사장은 한국 조직문화의 특징으로 신속함을 꼽았다. “한국의 조직문화는 매우 신속한 것이 장점입니다. 그러나 본질적인 문제를 분석하는 힘은 조금 약한 것 같아요. 반면 일본은 그것을 어떤 문제를 분석하고 실행 방안을 계획하는 데 많은 시간을 소요해 좋은 기회를 놓치기도 합니다. 쌍방의 장점을 최대한으로 살려, Plan-Do-Check-Act의 ‘PDCA’ 사이클을 신속히 전개하는 문화를 사내에 정착시키고 싶습니다.”

한국생활 4년째,  산낙지·추어탕·복어 요리 즐겨

인터뷰 내내 반듯한 매너를 갖추는 그의 모습에 전형적인 일본 CEO가 아닐까 생각이 들었다. 동석한 직원들에게 물어보니 평소 유쾌한 분이라고 한다. “오히려 여느 한국 CEO보다 격의 없는 커뮤니케이션이 가능한 분입니다.” 오랜 외국생활 덕분인 듯하다. 1983년 후지제록스에 입사한 우에노 사장은 30여 년의 사회생활 중 절반 이상을 해외에서 근무했다. 그는 해외 생활에서 최대한 현지 문화를 접할 기회를 가지기 위해 노력하는 편이라고 밝혔다. 특히 한국의 전통음식에 관심이 많아 산낙지, 추어탕, 복어 요리를 즐긴다고. 인터뷰 당일에는 점심 식사로 삼계탕을 먹었다고 밝혔다. 변화를 선점하고 스스로 변화를 만드는 기업. 한국후지제록스는 고객과 시장의 변화에 신속히 대응함과 동시에 세상에 새로운 변화를 가져다 주는 회사를 목표로 하고 있다. 우에노 사장은 기업의 비전으로 “고객에게는 Premium Partner가, 내부적으로는 Excellent Company가 되는 것” 이라고 소개했다. “한국후지제록스의 고객 중 한 분이 ‘한국후지제록스가 제공하는 제품은 확실히 우수하지만, 그것 때문에 서비스를 계약한 것은 아니다. 제품 외에 한국후지제록스 제공하는 전문 인력, 사업 지원 등이 큰 판단 기준이 됐다’고 말한 적이 있습니다. 언제 어디서나 고객의 Premium Partner이고 싶다는 우리의 목표가 제대로 평가되고 있다고 느껴져 기쁘고 뿌듯했습니다.”

우에노 사장은 향후 한국후지제록스를 고객에 대한 가치제안과 직원의 능력성장을 먼저 생각하는 ‘강한(strong) 회사’, 직원들이 즐거움을 얻고 이를 통해 고객의 생산성 향상과 만족에 기여하는 ‘즐거운(interesting) 회사’, 높은 윤리 의식으로 이웃과 환경을 함께 지켜나가며 공존하는 ‘정다운(kind) 회사’로 만들어 나갈 것이라 포부를 밝혔다. 창립 40년, 숱한 위기를 극복하고 우리 기업들의 든든한 파트너가 되어온 한국후지제록스의 도전에 힘찬 응원을 보낸다.